Maximizando el valor de los Sprint Reviews: Una guía práctica
Evita los errores comunes que menoscaban el valor de los Sprint Reviews
Durante el tiempo que he trabajado en desarrollo de productos digitales, he asistido a cientos de Sprint Reviews, Product Showcases, y otras reuniones cruciales de cierre de ciclos de proyectos. Estas sesiones, presentes en casi todos los marcos de trabajo ágil, son vitales para evaluar el progreso de los equipos. Sin embargo, he visto que muchas veces se convierten en un mero trámite, perdiendo su potencial.
Dando un paso atrás: ¿Por qué lo hacemos?
Tal como lo dice la guía de Scrum 2020, el objetivo de un Sprint Review es:
“(..) inspeccionar el resultado del Sprint y determinar futuras adaptaciones. El Scrum Team presenta los resultados de su trabajo a los interesados clave y se discute el progreso hacia el Objetivo del Producto.”
¿Qué implica esto? El propósito de un Sprint Review es exponer los resultados del esfuerzo intenso del equipo a lo largo de las últimas semanas, ilustrar el progreso realizado hacia la meta a largo plazo del producto, y debatir los planes y acciones a implementar en las próximas semanas.
Con esto en mente, a continuación, te ofrezco una guía práctica y realista para maximizar el valor de tus Sprint Reviews:
Invitando a los Stakeholders Correctos
Al abordar el tema de invitar a los stakeholders a un Sprint Review, a menudo se incurre en el error de excluir a individuos clave que podrían contribuir significativamente a la discusión. Un fallo igualmente común es convocar a demasiadas personas, diluyendo la sensación de exclusividad y relevancia para los stakeholders, lo que puede llevarles a participar de manera pasiva o no participar.
Los asistentes esenciales son el equipo de trabajo y aquellos que, según la matriz RACI, tienen roles de Responsable y Accountable en las diferentes dimensiones del producto. Es crucial no solo invitarlos, sino también recordarles la importancia de su asistencia y enfatizar el valor que su participación aporta a la reunión.
También es fundamental reconocer que los stakeholders relevantes pueden variar con el tiempo, según los objetivos de corto plazo del producto. Por ello, es necesario reevaluar periódicamente quiénes son los más interesados y comprometidos, con el objetivo de asegurar un nivel óptimo de participación y mantener alta la motivación entre los asistentes.
Alineando Visión a Corto y Largo Plazo
Para los expertos en gestión de productos, un elemento crítico es lograr que toda la organización esté alineada con los objetivos que el equipo está persiguiendo, tanto a corto plazo (objetivos del sprint) como a largo plazo (objetivos del producto). En este contexto, resulta esencial enfatizar estos objetivos siempre que sea posible, y el Sprint Review representa una oportunidad ideal para este alineamiento.
Aunque a veces pueda parecer repetitivo, es importante recordar que la comunicación clara y constante es una habilidad fundamental en el arsenal de un profesional de producto. Esta práctica no solo refuerza el foco en las metas establecidas, sino que también asegura que todos los asistentes estén en la misma página, impulsando el éxito conjunto.
Actualizaciones Cruciales en el Entorno del Producto
Además de enfocarse en los objetivos del producto, es crucial integrar en el contexto una actualización sobre cómo ha evolucionado el entorno en el que opera el producto. Es relevante mencionar, por ejemplo, cambios significativos en los KPIs, aprendizajes clave obtenidos de la observación de usuarios, desafíos enfrentados con sistemas legados, cambios en el escenario competitivo de la empresa, y cualquier otra variación en el entorno que pueda influir en el producto.
Esta información cobra especial importancia al momento de relatar los avances más recientes del producto y resulta esencial para la colaboración en la definición de los planes inmediatos (para el próximo sprint) y a mediano plazo (dentro del roadmap del producto). Integrar estos elementos asegura una visión holística y dinámica que facilita la toma de decisiones estratégicas y mantiene al equipo alineado.
El poder de las Demostraciones en Vivo
Reflejando el dicho de que 'una imagen vale más que mil palabras', esta máxima se hace especialmente verdadera en el mundo de los productos digitales. Por ello, es de suma importancia que los equipos de desarrollo y diseño presenten su trabajo de manera visual, preferiblemente a través de demos en vivo.
La importancia de inspeccionar el resultado del sprint de forma visual radica en la capacidad de los stakeholders para proporcionar feedback específico sobre el trabajo realizado. Limitarse a mostrar solo imágenes estáticas o simplemente narrar los avances no es suficiente. Esto se debe a que, en muchas ocasiones, los stakeholders pueden tener dificultades para visualizar con precisión el detalle y el alcance de lo que el equipo ha logrado durante el último sprint. Una demostración en vivo, en cambio, ofrece una visión más tangible y detallada, facilitando una comprensión más profunda y un feedback más preciso y constructivo.
Definiendo el Rumbo: Presentación de Objetivos y Planes en el Sprint Review
Una vez establecido el contexto y realizadas las demostraciones en vivo, es crucial abordar la revisión de los objetivos y la presentación del plan para alcanzarlos (product roadmap). En mi experiencia, he observado que uno de los fallos más recurrentes es la falta de un plan claro para el producto. Esta ausencia de un plan compartido puede generar desalineamientos grandes, no solo dentro de los equipos de trabajo sino también con los stakeholders vinculados estrechamente al producto.
Por lo tanto, es fundamental destacar y exponer de manera visual y clara tanto los objetivos como el plan para lograrlos. Un enfoque que delinee con precisión los resultados esperados y que establezca expectativas definidas contribuirá significativamente al éxito del proyecto. Esta claridad resulta vital para todos los participantes, desde el equipo de diseño y desarrollo hasta los stakeholders. Un plan que combine una articulación efectiva con un atractivo visual no solo fortalece la alineación y el entendimiento entre todos los involucrados, sino que también promueve una colaboración más activa y un progreso consistente hacia las metas compartidas del producto.
Más que Presentaciones: El Sprint Review como Dinámica de Trabajo Colaborativo
Aunque acompañar el Sprint Review con una presentación es considerado una buena práctica, lo realmente crucial es la propia sesión de trabajo y el alineamiento que se logra a través de ella, más allá de la presentación en sí. Esto queda reflejado en la Guía Scrum 2020, donde se menciona:
'La Sprint Review es una sesión de trabajo y el Scrum Team debe evitar limitarla a una presentación.'
En consecuencia, es fundamental fomentar la participación activa de los asistentes, especialmente al proporcionar el contexto, mostrar los avances recientes, presentar el plan futuro y revisar los objetivos a corto y largo plazo. Alentando esta interacción, la sesión se transforma en una plataforma dinámica para el intercambio de ideas, permitiendo un entendimiento más profundo y una mayor colaboración entre todos los participantes.
En conclusión, el éxito de un Sprint Review va más allá de la mera presentación de avances. Es un ejercicio en alineación estratégica, comunicación efectiva y adaptabilidad. Al elegir cuidadosamente a los stakeholders, enfocándonos en la claridad de los objetivos, adaptándonos a los cambios del entorno, presentando de manera visual y tangible, y planificando con una visión clara, podemos transformar el Sprint Review en una herramienta poderosa para el éxito continuo del producto.
Este proceso no solo asegura que todos los miembros del equipo estén en sintonía, sino que también fomenta un entorno colaborativo donde cada voz es importante. Al final, cada Sprint Review es una oportunidad para crecer, aprender y refinar nuestra visión, asegurando que cada paso que damos nos acerca más a nuestros objetivos a largo plazo. Recordemos que la excelencia en la gestión de productos no solo se trata de lo que hacemos, sino de cómo y por qué lo hacemos, y el Sprint Review es un reflejo claro de esta filosofía.
Si necesitas ayuda para mejorar tus sprints reviews o product showcases, no dudes contactarme en mauricio@atipic.us y hacemos un brainstorming.
Cheat Sheet
Por último, acá les dejo un torpedo:
Seleccionar bien a los stakeholders
Alinear los objetivos de corto y largo plazo
Actualizar cambios en el contexto del producto
Hacer demos en vivo
Presentar el plan (roadmap)
Recordar que es una sesión de trabajo